• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Direct toegang tot uw post? Laat uw post scannen door 2dA

Per e-mail of in uw document management systeem (DMS) uw inkomende post ontvangen kan snel en zonder omkijken door uw poststukken standaard te laten digitaliseren. Digitalisering specialist 2dA verzamelt uw poststukken dagelijks, op uw adres of van een postbus, en digitaliseert aansluitend. Voor 09:00 uur uw analoge post bij ons binnen betekent voor 13:00 uur bij u digitaal beschikbaar. Snel en kostenbesparend.

 

In lijn met uw budget en de criteria die u aan toekomstig gebruik van uw digitale data stelt, kunt bij digitaliseringsspecialist 2dA kiezen uit drie niveaus van scankwaliteit, te weten: 
level 1   standaard scannen 
level 2   scannen en optimaliseren 
level 3   scannen, optimaliseren en metadateren

 

Na het scannen van uw post vindt volautomatisch en direct verzending plaats naar de persoon of afdeling. Vanzelfsprekend kan deze ook naar meerdere ontvangers gestuurd worden of kan binnen uw organisatie voor verdere interne verspreiding zorg gedragen worden. Hierbij geldt dat post die voor 09.00 uur is geleverd uiterlijk om 13.00 uur voor u digitaal beschikbaar kan zijn. Als gewenst wordt een andere levertermijn afgesproken.

 

Het 2dA-postscanproces
2dA voert uw postverwerking uit in vijf stappen:

1)  Verzamelen van poststukken en transport naar een 2dA scanstraat;

2)  Scheiding van post welke conform afspraak wel of niet gedigitaliseerd moeten;

3)  Scannen post, volgens afgesproken kwaliteitslevel
     - optioneel volautomatische dataoptimalisatie en/of metadatering;

4)  Volautomatische verzending van gedigitaliseerde post

     - naar wens naar een of meerdere afdelingen, medewerkers of anderszins;

5)  Opdrachtafhankelijk (tijdelijk) beheer, periodieke nasturen of vernietigen van origineel materiaal.

 

De voordelen van post digitaliseren door 2dA:

  • Kostenbesparing;

Kostenreductie op uw postactiviteiten tot wel 50% mogelijk:

-   geen nevenactiviteiten voor eigen medewerkers

-   geen eigen postkamer nodig
-   efficiënter archiefbeheer
-   geen investeringskosten (postverwerking, archiefbeheer en dataopslagcapaciteit)

 

  • Duidelijke kostenverrekening;

2dA factureert conform offerte en het daadwerkelijk aantal gedigitaliseerde. U komt niet voor verrassingen te staan.

 

  • Snel en zonder inspanning beschikbaar;

Uw digitale post is - tenzij anders overeengekomen - nog dezelfde dag digitaal beschikbaar; Voor 09:00 geleverd betekent voor 13:00 uur op dezelfde dag digitaal beschikbaar. Andere termijnen, zoals een 24- of 36-uurs levering, behoren tot de mogelijkheden. 

Via elke internetverbinding, overal ter wereld, geautoriseerd en - afhankelijk van die verbinding - binnen seconden  oproepbaar.

Dankzij toegevoegde search-software, multi doorzoekbaar.

 

  • Efficiencyverhoging

Minder handelingen voor beschikbaar komen informatie;
Eigen medewerkers kunnen zich op core business richten;
Verbetering van informatievoorziening zowel binnen de eigen organisatie als naar de klant;
Digitale data is full text doorzoekbaar;
Afhankelijk van uw doelstelling kan tijdens digitaliseren van u post tot volautomatische toevoeging van metadata worden overgegaan. Zo wordt ook de digitale data uit uw post multi doorzoekbaar;
Mogelijkheid tot opslag van originele scans bij 2dA.

 

  • Alle formaten mogelijk!

Formaat standaard tot A3 (ipv maximaal A4). Indien gewenst ook scannen tot A0+ formaat;
Digitale data altijd compatible met nagenoeg alle softwarepakketten.

 

  • Veiligheid

Sterk gereduceerde kans op zoekraken documenten;

Tenzij anders overeengekomen maakt 2dA uitsluitend gebruik van beveiligde, nationale datatransportverbindingen. Hiermee garandeert 2dA de hoogste mate van veiligheid in datatransport en beschikbaarheid van uw informatie.  
Geen opslag van brandbaar en ruimte innemend materiaal in kantoor-, werk- en archiefruimten.

 

TIP    Laat u adviseren door een 2dA-adviseur
- welk kwaliteitslevel toereikend is voor uw doelstellingen, denk ook aan:
- Substitutiewetgeving, als u voor vernietiging van poststukken met een dergelijk karakter binnen de wettelijke bewaartermijnen in aanmerking wilt komen.

Archief beheer

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact